Facture en retard : quand devient-elle un impayé ?

Une facture n'est pas payée à la date prévue. Est-ce déjà un impayé, ou juste un client un peu lent ? Faut-il attendre, relancer, réclamer des pénalités ? La réponse tient en une date, celle de l'échéance, et en une question : votre client est-il un professionnel ou un particulier. Voici les repères pour savoir où vous en êtes, et ce que vous pouvez faire à chaque étape.

La date qui compte : l'échéance, pas la date d'envoi

Une facture est en retard le lendemain de sa date d'échéance, c'est-à-dire la date limite de paiement qui y figure. Pas quand vous l'avez envoyée, ni quand vous commencez à trouver le temps long.

Entre professionnels, cette date n'est pas libre. Si rien n'a été convenu, le délai par défaut est de 30 jours après l'exécution de la prestation (ou la réception de la marchandise). Si vous en convenez autrement, le délai ne peut pas dépasser 60 jours après la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est expressément prévu. Ces règles viennent de l'article L441-10 du Code de commerce.

Conséquence pratique : une facture sans date d'échéance claire est une facture dont le retard se discute. C'est le premier point à vérifier sur vos propres modèles, avant même de penser à relancer.

En retard ou impayée : juridiquement, pas de différence

Dans le langage courant, on parle de « retard » les premiers jours et d'« impayé » quand ça commence à durer. La loi ne fait pas cette distinction. Entre professionnels, dès le lendemain de l'échéance :

• les pénalités de retard courent automatiquement, sans relance ni mise en demeure préalable ;
• l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due, par facture.

Le détail des taux et la façon de les réclamer sont dans notre article sur les pénalités et la mise en demeure. Ce qu'il faut retenir ici : vous n'avez pas à « attendre que ça devienne un impayé » pour avoir des droits. Ils existent dès le premier jour. Les exercer ou non, c'est une décision commerciale, pas une question de délai.

Client professionnel ou particulier : ce qui change

La plupart des repères qu'on lit sur les impayés concernent les relations entre professionnels. Si votre client est un particulier, trois choses changent :

• Pas d'indemnité forfaitaire de 40 € : elle n'existe qu'entre professionnels.
• Pas de pénalités automatiques au taux professionnel : ce sont en principe des intérêts au taux légal, qui courent à partir d'une mise en demeure, sauf clause contraire valable dans votre contrat.
• Un délai pour agir beaucoup plus court : deux ans, contre cinq entre professionnels (voir plus bas).

Avant de rédiger une relance ferme, vérifiez donc à qui vous parlez. Un rappel de « l'indemnité de 40 € » adressé à un particulier est une erreur, et elle affaiblit le reste du message.

Ce que vous pouvez faire, étape par étape

Il n'y a pas de calendrier imposé par la loi entre l'échéance et une action en justice. En pratique, la progression qui fonctionne va du plus simple au plus formel :

• Les premiers jours : un rappel courtois, par e-mail. Beaucoup de retards sont des oublis ou une facture égarée. Nos modèles de mail donnent des formulations prêtes à adapter.
• Sans réponse : un appel, puis une relance écrite qui rappelle les faits (numéro, montant, échéance) et, entre professionnels, les pénalités prévues. Les délais entre deux relances d'une facture sont plus courts que pour un devis.
• Toujours rien : une mise en demeure, de préférence en recommandé avec accusé de réception, qui fixe un dernier délai.
• Au-delà : une procédure comme l'injonction de payer, pensée pour les créances simples et non contestées. Pour un montant important ou un client qui conteste la facture, un conseil juridique est préférable.

Si le client a cessé de répondre complètement, notre article sur le client qui ne répond plus détaille comment lire ce silence avant de durcir le ton.

Une autre option existe quand la mission n'est pas terminée : suspendre la suite du travail tant que la facture précédente n'est pas réglée. Le droit civil le permet sous conditions (le manquement doit être suffisamment grave, et la suspension notifiée), et c'est souvent plus efficace que n'importe quelle relance. Vérifiez d'abord ce que prévoit votre contrat.

Ce que vous n'avez pas intérêt à faire

• Exposer publiquement le client, sur un réseau social ou un avis en ligne. Même si la dette est réelle, vous prenez un risque juridique, et vous transformez un litige commercial en conflit personnel.
• Menacer d'une action que vous n'engagerez pas. Une menace non suivie d'effet apprend surtout au client que vos relances sont sans conséquence.
• Multiplier les relances identiques. Chaque étape doit être un peu plus formelle que la précédente, sinon elle n'apporte rien.

Le délai à ne pas laisser filer : la prescription

Une facture impayée ne se réclame pas indéfiniment. Passé un certain délai, vous ne pouvez plus en obtenir le paiement en justice :

• 5 ans entre professionnels (article L110-4 du Code de commerce) ;
• 2 ans quand le client est un particulier (article L218-2 du Code de la consommation).

Point souvent mal compris : une simple relance, même par lettre recommandée, n'arrête pas ce délai. Seuls certains actes l'interrompent, comme une action en justice ou une reconnaissance de dette par le client. Deux ans passent vite quand une facture de particulier dort au fond d'un dossier.

En pratique : noter l'échéance, pas seulement l'envoi

La plupart des factures qui finissent en vrai problème n'ont pas été oubliées par mauvaise volonté. Elles ont été envoyées, puis plus personne n'a regardé la date. Le réflexe qui évite l'essentiel des ennuis est donc simple : au moment d'envoyer une facture, noter sa date d'échéance quelque part où elle réapparaîtra d'elle-même.

C'est ce que fait Relanceo : une date de relance sur chaque contact, un tableau de bord qui affiche chaque matin qui relancer aujourd'hui, et les montants en attente sous les yeux. Relanceo n'envoie rien à votre place et ne fait pas de recouvrement : il vous évite de découvrir un retard trois mois trop tard.

Cet article donne des repères généraux à titre informatif et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation.