Tableau de relance client sur Excel : le modèle, et ses limites

Un modèle de tableau de suivi des relances à télécharger, les colonnes qui comptent vraiment, et les trois moments où un tableur cesse de suffire.

Presque tout le monde commence par là, et c'est une bonne idée : un tableau de suivi des relances coûte dix minutes à créer et règle immédiatement le problème principal, celui d'oublier qu'une affaire attend une réponse. Cette page donne un modèle prêt à l'emploi, explique à quoi sert chaque colonne, puis dit honnêtement où le tableur s'arrête.

Le modèle, à télécharger

Onze colonnes, quatre lignes d'exemple à effacer. Format CSV, ouvrable dans Excel, Google Sheets, Numbers ou LibreOffice. Aucune adresse e-mail demandée.

Télécharger le modèle (CSV)

Les colonnes qui comptent, et celles qui encombrent

Un tableau de relance abandonné a presque toujours la même cause : trop de colonnes à remplir. Voici les six qui gagnent leur place, et le piège associé à chacune.

Colonne	Ce qu'elle sert vraiment	Le piège courant
Nom, entreprise, e-mail, téléphone	De quoi relancer sans rouvrir un autre fichier. Le téléphone paraît accessoire jusqu'au jour où un e-mail reste sans réponse depuis trois semaines.	Éclater le nom en deux colonnes « Prénom » et « Nom » sans raison : ça complique tous les tris et tous les copier-coller ultérieurs.
Objet de la relance	Ce qui est en jeu : un devis, une facture, une proposition, une reprise de contact. C'est ce qui vous permet d'écrire une relance précise plutôt qu'un « je me permets de revenir vers vous ».	Confondre l'objet avec le nom du client. Un même client peut avoir deux affaires en cours qui n'avancent pas au même rythme.
Dernier échange, canal, ce qui a été dit	La mémoire du dossier. Trois mots suffisent (« dit avoir lancé le virement »), mais sans eux la relance suivante repart de zéro et se voit.	Écrire un compte rendu. Une cellule qu'on n'a pas le courage de remplir reste vide, et une colonne vide ne sert à rien.
Statut	À qui revient le prochain geste : à vous de relancer, à lui de revenir vers vous, ou dossier en veille. C'est ce qui évite de relancer quelqu'un qui vous a répondu hier.	Multiplier les statuts. Au-delà de trois ou quatre, plus personne ne sait lequel choisir et la colonne devient du bruit.
Montant en attente	Pour trier par enjeu quand la liste s'allonge et qu'il faut choisir par où commencer.	Le remplir pour tout le monde. Une relance de prospection n'a pas de montant, et une colonne à moitié vide se lit mal.
Prochaine relance (la colonne décisive)	Une date, pas un délai. C'est la seule colonne qui transforme un fichier de contacts en outil de travail : elle permet de trier le tableau par date et de ne lire que le haut.	La laisser vide « parce qu'on y repensera ». Une ligne sans date de prochaine relance est une affaire qu'on est en train de perdre.

Le modèle téléchargeable contient aussi une colonne « Canal » et sépare « ce qui a été dit » du reste. Supprimez sans hésiter celles dont vous savez déjà que vous ne les remplirez pas.

Comment s'en servir sans que ça devienne une corvée

Trois habitudes suffisent, et elles tiennent en une minute par jour.

1. Triez par date de prochaine relance, jamais par nom

Un tableau trié alphabétiquement oblige à lire cinquante lignes pour en trouver trois. Trié par date croissante, tout ce qui compte est en haut, et le reste peut attendre.

2. Notez au moment de l'échange, pas le soir

Deux mots suffisent, mais ils doivent être écrits pendant que l'appel est encore frais. Le rattrapage de fin de journée est la première chose qui saute une semaine chargée.

3. Ne laissez jamais une ligne sans date

Même une date très lointaine vaut mieux que rien. Une ligne sans échéance sort du champ de vision et n'y revient plus, ce qui revient exactement à ne pas l'avoir écrite.

Les trois moments où le tableur cesse de suffire

Il faut penser à l'ouvrir

Un tableur ne prévient de rien. Tant que la relance dépend du fait que vous ayez pensé à ouvrir le fichier ce matin-là, la date que vous y avez inscrite ne vaut pas grand-chose. C'est la limite qui coûte le plus cher, et la première à se manifester.

La ressaisie finit par ne plus être faite

Chaque e-mail envoyé demande de revenir dans le tableau pour noter la date, le canal et deux mots de contexte. Ce geste est facile la première semaine. Au bout d'un mois, il saute, et un tableau à moitié à jour est moins fiable qu'un tableau vide, parce qu'on lui fait encore confiance.

À plusieurs, il devient dangereux

Deux personnes qui relancent depuis le même fichier partagé écrivent au même client à un jour d'écart, ou considèrent chacune que l'autre s'en est chargée. L'historique des versions ne dit pas qui a relancé qui, il dit qui a modifié une cellule.

Ce que change un outil dédié

Relanceo est né exactement de ce tableau. Il en garde la logique et enlève les trois frottements ci-dessus : la liste du jour s'affiche seule au lieu d'être triée à la main, l'échange s'enregistre en un geste depuis la ligne de relance, et un e-mail envoyé avec l'adresse de suivi en copie cachée se note tout seul, sans retour au fichier.

Le tableau de bord Relanceo affiche les relances en retard, celles du jour et les montants en attente, avec un bouton pour traiter chaque ligne — Le même tableau, mais trié pour vous et réduit à ce qui est dû aujourd'hui. Les contacts et montants affichés sont inventés pour la démonstration.

Ce que Relanceo ne fait pas

Un tableur reste plus souple sur bien des points. Autant être clair sur les limites de l'alternative :

Relanceo n'émet ni devis ni factures : ce n'est pas un logiciel de facturation
Relanceo ne fait pas de recouvrement juridique (mise en demeure, société de recouvrement)
Relanceo n'envoie pas de relances automatiques à votre place : c'est vous qui décidez et qui écrivez
Relanceo n'unifie pas vos canaux de discussion (pas de messagerie intégrée)

Les tarifs

Gratuit : gratuit pour toujours, jusqu'à 25 contacts, 5 projets, 1 utilisateur, relances illimitées.
Pro : 7 € par mois, contacts et projets illimités, corbeille et sauvegardes, import/export CSV, suivi des paiements.
Équipe : 5 € par mois et par compte, à partir de 3 comptes, tout le plan Pro, par compte, avec comptes multiples centralisés.

Aucune carte bancaire n'est demandée pour démarrer, et l'offre gratuite reste gratuite sans limite de durée.

Questions fréquentes

Quelles colonnes mettre dans un tableau de relance client ?

Six suffisent : les coordonnées du contact, l'objet de la relance, la date du dernier échange avec deux mots de contexte, le statut, le montant en attente s'il y en a un, et surtout la date de prochaine relance. Cette dernière colonne est celle qui rend le tableau utilisable au quotidien : elle permet de le trier par date et de ne traiter que les lignes du jour.

Excel ou Google Sheets pour suivre ses relances ?

Peu importe pour un usage solo : les deux font la même chose. Google Sheets prend l'avantage dès que le fichier est partagé, parce qu'il évite les copies multiples qui divergent. Aucun des deux ne vous préviendra le jour où une relance est due.

À partir de quand un tableur ne suffit plus pour les relances ?

Trois signaux, dans cet ordre : vous découvrez des relances en retard en rouvrant le fichier, vous cessez de noter les échanges au fur et à mesure, ou vous êtes plusieurs à relancer depuis le même document. Le premier suffit généralement à trancher.

Peut-on récupérer son tableau existant dans un outil de relance ?

Oui, à condition que l'outil lise un export CSV. Chez Relanceo, l'import reprend le nom, l'entreprise, l'e-mail et le téléphone, et il est disponible à partir du plan Pro. Le modèle proposé sur cette page est déjà au bon format.

Le modèle est-il vraiment gratuit ?

Oui, et sans contrepartie : pas d'adresse e-mail à laisser, pas de compte à créer. C'est un fichier CSV qui s'ouvre dans Excel, Google Sheets, Numbers ou LibreOffice.

Pour aller plus loin

Reprendre votre tableau dans Relanceo

Gratuit jusqu'à 25 contacts, sans carte bancaire.

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